Sist oppdatert: 17. oktober 2026
1. Hvem vi er
Ishavsverten er et forretningsnavn brukt av Fjord og Frost AS, organisasjonsnummer 936 735 835, Agatvegen 15, 9022 Krokelvdalen, Tromsø.
Fjord og Frost AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som er beskrevet i punkt 3. Behandlingsansvarlig betyr den som bestemmer hvorfor og hvordan personopplysninger blir brukt.
Har du spørsmål om personvern, eller vil du bruke rettighetene i punkt 8, kontakt oss på hei@ishavsverten.no eller per post til adressen over.
2. To ulike roller
Vi behandler personopplysninger i to forskjellige roller, og det er viktig for deg å vite hvilken som gjelder.
For deg som er vert eller vurderer å bli det, er vi behandlingsansvarlig. Vi bestemmer selv hvorfor vi samler inn navn, e-post, telefonnummer og opplysninger om boligene dine, og hvordan vi bruker dem. Denne erklæringen beskriver den behandlingen. Tjenestene er gjestemeldinger, turanbefalinger og Vaskesjekk. Turanbefalinger er på for hver bolig til verten ber oss slå dem av.
For vaskere og andre i teamet til en vert, er vi også behandlingsansvarlig for kontoen de har hos oss. En vert kan invitere en vasker, en medvert eller en annen hjelper. Vi lagrer da navn, e-postadresse eller telefonnummer, hvilke boliger personen har tilgang til, og hva personen har lov til, for eksempel å se kalenderen, å se koder til døra eller å godkjenne svar. Verten ser hvem som er med i teamet og hva de har tilgang til. For vaskere lagrer vi også vaskene de gjør, og bildene de tar når vasken kontrolleres. Bildene slettes 90 dager etter vasken, og senest 30 dager etter at vertens konto er avsluttet. Verten ser vaskene og bildene for sine egne boliger.
For gjestene som bor hos vertene våre, er vi som hovedregel databehandler for verten. Databehandler betyr at vi behandler opplysninger på vegne av en annen, etter instruks fra den andre, og ikke bestemmer formålet selv. Når vi leser og svarer på meldinger fra en gjest, gjør vi det for verten, i vertens navn, som del av vertens utleie. Verten er behandlingsansvarlig for de opplysningene. Databehandleravtalen mellom oss og verten er vedlegg 1 til brukervilkårene.
Det finnes ett unntak. Er turanbefalinger på for boligen, anbefaler vi turer og aktiviteter til gjester og tjener provisjon på det vi formidler. Det er vår egen forretningsvirksomhet og vårt eget formål. For den delen er vi behandlingsansvarlig sammen med verten, eller alene, avhengig av hvordan anbefalingene settes opp.
Er du gjest og lurer på hvordan opplysningene dine brukes, kan du henvende deg både til verten og til oss.
3. Hva vi behandler, hvorfor, og på hvilket grunnlag
Vi må ha et behandlingsgrunnlag, en hjemmel i personvernforordningen artikkel 6, for hvert formål. Tabellen viser hvert formål for seg.
| Formål | Opplysninger | Behandlingsgrunnlag |
|---|---|---|
| Svare på henvendelser fra skjemaet på nettstedet | Navn, e-postadresse, telefonnummer, antall boliger, hvilke tjenester du er interessert i | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b, tiltak på din anmodning før en avtale inngås |
| Drive kontoen din hos oss og logge deg inn | Navn, e-postadresse, telefonnummer, engangskoder for innlogging, innloggingstidspunkter | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b, nødvendig for å oppfylle avtalen med deg |
| Sende engangskoder og varsler på SMS | Telefonnummer og leveringsstatus fra SMS-leverandøren. Et varsel har boligens navn og en lenke til portalen, aldri en gjests melding | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b |
| Hindre at andre oppretter konto i ditt navn | Telefonnummeret ditt, og navnet som er registrert på nummeret i en nummeropplysningstjeneste. Navnet lagres i kontoen din | Artikkel 6 nr. 1 bokstav f, vår berettigede interesse i å hindre at noen tar over en annen persons konto |
| Invitere en vasker, en medvert eller en annen hjelper til teamet ditt | Navnet og e-postadressen eller telefonnummeret du oppgir, og tilgangene du gir | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b for deg. For den som blir invitert, artikkel 6 nr. 1 bokstav f, vår berettigede interesse i å sende invitasjonen du har bedt om |
| Kontrollere vasken med Vaskesjekk | Bilder av boligen, sjekklister og rapporter, navnet på vaskeren, talemeldinger som gjøres om til tekst, det du fører opp om betaling til vaskeren, og kvitteringer du laster opp | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b |
| Sende velkomstpakken du har valgt til boligen | Leveringsadressen og hva du har valgt | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b |
| Oppdage misbruk og følge opp sikkerhetshendelser | Hvem som gjorde hva på en konto, og når, for eksempel innlogging, invitasjoner og endring av tilganger. Loggen har ikke innholdet i meldinger | Artikkel 6 nr. 1 bokstav f, vår berettigede interesse i å drive tjenesten trygt |
| Levere gjestemeldinger til deg | Boligene dine, datoen du registrerte deg, oppstartsdagen for hver bolig, valgene dine for godkjenning og turanbefalinger, det du har bekreftet om boligene, dokumenter du laster opp, svarene dine på spørsmål fra oss | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b |
| Varsle deg på e-post når et svar eller et spørsmål venter på deg | Navn, e-postadresse. Varselet inneholder en lenke, ikke gjestens melding | Artikkel 6 nr. 1 bokstav b |
| Se hvilken annonse som førte deg til registreringen | Utm-parametrene i lenken fra nettstedet til portalen | Artikkel 6 nr. 1 bokstav f, vår berettigede interesse i å vite hvilke annonser som virker |
| Fakturering og regnskap, når du har sagt ja til å betale | Navn, adresse, organisasjonsnummer hvis du er næringsdrivende, beløp, bilag | Artikkel 6 nr. 1 bokstav c, rettslig forpliktelse etter bokføringsloven |
| Sikkerhet, feilsøking og logger | IP-adresse, tidspunkt, hendelser i systemet | Artikkel 6 nr. 1 bokstav f, vår berettigede interesse i å drive tjenesten trygt |
Vi behandler ikke særlige kategorier av personopplysninger, det forordningen artikkel 9 kaller helseopplysninger, opplysninger om religion, fagforeningsmedlemskap og lignende, og vi ber deg om ikke å sende oss slike opplysninger.
4. Hvor opplysningene kommer fra
Opplysningene i punkt 3 får vi fra deg selv, gjennom kontoen, skjemaet på nettstedet, e-post eller telefon. Er du invitert av en vert, får vi navnet og e-postadressen eller telefonnummeret ditt fra verten.
Logger du inn med Vipps, når det er tilgjengelig, får vi navnet, e-postadressen og telefonnummeret ditt fra Vipps.
Når du oppretter konto med telefonnummer, kan vi slå opp navnet som er registrert på nummeret hos NROP, som drives av Front Information AS. Vi sender bare telefonnummeret. Du kan i stedet bekrefte navnet ditt med Vipps, når det er tilgjengelig, eller skrive det inn selv.
Når du har gjort oss til medvert på Airbnb, får vi en e-post fra Airbnb med annonsens nummer og tilgangsnivået du ga oss. Deretter mottar vi fra Airbnb, gjennom leverandøren vår for gjestemeldinger, bookinger med datoer, gjestens fornavn, antall gjester og språk, meldingene i samtalen med gjesten, og opplysninger om boligen som husregler, husmanual, wifi og fasiliteter. Der de opplysningene handler om gjestene og ikke om deg, behandler vi dem på dine vegne, som beskrevet i punkt 2.
5. Hvem vi deler opplysninger med
Vi selger ikke personopplysninger. Vi bruker leverandører som behandler opplysninger på våre vegne. Slike leverandører kalles databehandlere, og vi har eller skal ha databehandleravtale med hver enkelt.
| Leverandør | Hva de gjør for oss | Hvor opplysningene behandles | Overføringsgrunnlag hvis utenfor EØS |
|---|---|---|---|
| Hospitable R&D B.V., Nederland, og Hospitable, Inc., USA | Tar imot og sender gjestemeldinger på Airbnb-annonsene der vi er medvert, og henter bookinger og opplysninger om boligen | Hovedsakelig i USA, ifølge Hospitables databehandleravtale. Opplysningene kan også behandles i Nederland og andre land Hospitable lister opp. Hospitables egne underleverandører står på trust.hospitable.com | EUs standard personvernbestemmelser (Kommisjonens beslutning 2021/914), modul 2 og modul 3, som er en del av Hospitables databehandleravtale |
| Supabase Pte. Ltd. | Database og innlogging for kontoen din og tjenesten | Stockholm, Sverige | Selskapet er registrert i Singapore. Deres databehandleravtale bruker EUs standard personvernbestemmelser, modul 2 og modul 3 |
| Microsoft (Azure) | Driver tjenesten som skriver og godkjenner svar, kontotjenesten, og lagrer dokumenter du laster opp til teksten er hentet ut | Sverige | Ingen overføring ut av EØS så lenge regionen ligger i EU eller EØS |
| Requesty Ltd, Storbritannia | Sender forespørsler videre til språkmodellen. Logging er slått av for oss, så meldingene og svarene lagres ikke. Requesty trener ikke på innholdet | I EØS, når vi bruker EU-ruten deres | Databehandleravtalen deres er en del av vilkårene |
| Google Cloud (Vertex AI), gjennom Requesty | Kjører språkmodellen Claude fra Anthropic | EU | Ingen overføring ut av EØS så lenge modellen kjører i EU |
| Voyage AI Innovations, Inc., USA | Lager en søkeindeks av det verten har bekreftet om boligen, og sorterer søketreff. Får tekst vi skriver, aldri gjestens egen melding. Fra 8. oktober 2026 er lagring og trening slått av, og teksten slettes straks den er behandlet | Voyage opplyser at opplysninger kan behandles i USA | EUs standard personvernbestemmelser (Kommisjonens beslutning 2021/914), som er en del av Voyages databehandleravtale |
| Twilio, USA | Sender SMS med engangskoder og varsler til verter og til teamet deres | Kontoen vår ligger i Twilios region i Irland. Twilio og teleoperatørene kan behandle opplysninger utenfor EØS | Twilios bindende virksomhetsregler (BCR), godkjent av europeiske datatilsyn, og EUs standard personvernbestemmelser der de ikke gjelder |
| Microsoft (Azure OpenAI), gjennom Requesty | Kjører språkmodellen som kontrollerer bildene fra vasken | Sverige | Ingen overføring ut av EØS så lenge modellen kjører i EU |
| Mistral AI, Frankrike, gjennom Requesty | Gjør talemeldinger i Vaskesjekk om til tekst. Talemeldinger kan bare verten og en arbeidsleder verten har invitert, sende | EU | Ingen overføring ut av EØS så lenge modellen kjører i EU |
| Front Information AS, Norge | Driver NROP, der vi slår opp navnet på et telefonnummer når du oppretter konto | Norge | Ingen |
| Plus Five Five, Inc. (Resend), USA | Sender e-post fra mail.ishavsverten.no: varsler til verter og til oss, og innloggingskoder | E-posten sendes fra Irland. Innholdet og loggene lagres i USA | EUs standard personvernbestemmelser i Resends databehandleravtale. Resend oppgir også at selskapet er sertifisert under Data Privacy Framework |
| Google (Google Workspace) | E-postkontoen som tar imot Airbnbs e-post når du gjør oss til medvert | Der Google har datasentre, også utenfor EØS | EUs standard personvernbestemmelser, som Google gjør til en del av vilkårene for Workspace |
| Microsoft 365 | E-post til og fra adresser på ishavsverten.no | EØS. Brukerstøtte hos Microsoft kan skje utenfor | EUs standard personvernbestemmelser i Microsofts databehandleravtale |
| Lovable Labs Sweden AB | Drift av nettstedet, skjemaet på nettstedet og portalen, og databasen og bildene til Vaskesjekk til de flyttes til Supabase hos oss | Sverige, Frankfurt i Tyskland og Irland. Leverandøren opplyser at de også behandler i USA | EUs standard personvernbestemmelser (Kommisjonens beslutning 2021/914) |
| Regnskapsføreren vår | Bokføring | Norge | Ingen |
Hospitable. Hospitables databehandleravtale er en del av avtalen vår med Hospitable, og den gjelder for kontoen vår der fordi vi godtok vilkårene deres da vi opprettet kontoen. Avtalen følger nederlandsk rett. Den tar inn EUs standard personvernbestemmelser, modul 2 og modul 3, for overføringer som ikke dekkes av en adekvansbeslutning. Hospitable R&D B.V. i Nederland og Hospitable, Inc. i USA er underleverandører under avtalen, og Hospitables øvrige underleverandører står på trust.hospitable.com. Hospitable har en SOC 2 Type II-rapport, en uavhengig revisjon av sikkerheten.
Vår kunnskapsbase om Tromsø. Når en gjest spør om noe i Tromsø, kan vi slå opp i vår egen kunnskapsbase. Spørsmålet skrives av språkmodellen, aldri med gjestens egen melding, og lagres i 12 måneder. Kunnskapsbasen ligger hos Supabase i Frankfurt og bruker en språkmodell gjennom Requesty.
Love Northern Lights. Er turanbefalinger på, kan vi lage en turplan på lovenorthernlights.com, som også drives av Fjord og Frost AS. Turplanen har turene, datoene og antall voksne og barn, men ikke gjestens navn. Alle som har lenken, kan se den.
Google. Forsiden vår laster et stilark for skrifttypen Inter fra fonts.googleapis.com. Da får Google IP-adressen og nettleseropplysningene dine når du åpner forsiden. Google er dermed mottaker av personopplysninger om deg, ikke bare en leverandør vi bruker. Google LLC i USA oppgir at selskapet er underlagt EU-USA Data Privacy Framework.
Vi utleverer også opplysninger når vi er rettslig forpliktet til det, for eksempel til skatte- og avgiftsmyndigheter eller politi.
6. Overføring ut av EØS
Noen av leverandørene over behandler opplysninger utenfor EØS, eller er eid fra land utenfor EØS. Overføring ut av EØS er bare lovlig med et gyldig overføringsgrunnlag.
For USA gjelder EU-kommisjonens adekvansbeslutning fra 2023. Den kan brukes for amerikanske selskaper som står oppført på Data Privacy Framework-listen. EU-domstolens underrett avviste i september 2025 et søksmål mot beslutningen, og Datatilsynet bekrefter at beslutningen fortsatt gjelder. For leverandører som ikke står på listen, bruker vi EUs standard personvernbestemmelser etter forordningen artikkel 46 nr. 2 bokstav c. For Hospitable, Voyage AI og Resend er bestemmelsene en del av databehandleravtalene deres, og de gjelder for kontoene våre uten egen signatur. Twilio bruker bindende virksomhetsregler etter forordningen artikkel 47.
Vil du ha kopi av overføringsgrunnlaget for en bestemt leverandør, be oss om det på hei@ishavsverten.no.
7. Hvor lenge vi lagrer
| Opplysninger | Lagringstid |
|---|---|
| Henvendelser fra skjemaet som ikke fører til avtale | Tolv måneder fra siste kontakt |
| Kontoen din og korrespondanse i et løpende kundeforhold | Så lenge avtalen løper, og deretter 12 måneder |
| Navnet vi fant ved oppslag på telefonnummeret ditt | Så lenge kontoen din finnes |
| Opplysninger om SMS vi har sendt deg | Så lenge kontoen din finnes |
| Kontoen til en vasker eller en annen i teamet ditt | Til du eller vi fjerner personen fra teamet, eller kontoen slettes |
| Bilder fra kontroll av vask | 90 dager etter vasken, og senest 30 dager etter at vertens konto er avsluttet |
| Sjekklister, bildene de bygger på, og rapporter i Vaskesjekk | Til verten sletter dem, og senest 30 dager etter at vertens konto er avsluttet |
| Kvitteringer i Vaskesjekk | Til verten sletter dem |
| Invitasjoner | En invitasjon som aldri blir brukt, slettes 30 dager etter at den utløp eller ble trukket tilbake. En invitasjon som er brukt, slettes når kontoen til den som ble invitert, slettes |
| Logg over hendelser på kontoer, for eksempel innlogging, invitasjoner og endring av tilganger | Tolv måneder |
| Leveringsadresse for velkomstpakken | Til pakken er levert, og senest tre måneder etter at du valgte den |
| Regnskapsmateriale: fakturaer og bilag | Fem år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13 |
| Avtaler som gjelder virksomheten | Tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13 |
| Gjestemeldinger, bookinger, utkast og godkjenninger vi behandler for en vert | Det som ligger hos oss, slettes tolv måneder etter at oppholdet er over. Avsluttes avtalen med verten før det, slettes det innen 30 dager, med mindre verten har bedt om en kopi. Hospitable har sin egen kopi. Den følger Hospitables egne vilkår, og etter Hospitables databehandleravtale beholdes den så lenge avtalen vår med Hospitable løper. Vi har spurt Hospitable hvordan enkeltsamtaler kan slettes |
| Rådata fra leverandøren av gjestemeldinger | Tømmes sju dager etter at vi har behandlet dem |
| Dokumenter du laster opp | Originalfilen slettes når teksten er hentet ut. En slettet fil er borte etter omtrent 14 dager |
| Spørsmål til kunnskapsbasen om Tromsø | Tolv måneder |
| Sikkerhetslogger og andre systemlogger | Inntil 90 dager |
8. Rettighetene dine
Du kan be om innsyn i opplysningene vi har om deg, be om retting av feil, be om sletting, be om begrensning av behandlingen, og be om å få opplysningene du har gitt oss utlevert i et maskinlesbart format (dataportabilitet).
Du kan protestere mot behandling vi begrunner med berettiget interesse. Har du gitt samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst. Å trekke tilbake et samtykke påvirker ikke lovligheten av det vi gjorde før du trakk det.
Send forespørselen til hei@ishavsverten.no. Vi svarer uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Er du gjest hos en av vertene våre, sender vi forespørselen videre til verten, som er behandlingsansvarlig for den delen.
9. Klage til Datatilsynet
Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Retten til å klage følger av personvernforordningen artikkel 77.
Datatilsynet ber om at du kontakter virksomheten selv før du klager, og opplyser at saksbehandling av klager i gjennomsnitt tar rundt ett år. Klage sendes gjennom skjemaet på datatilsynet.no eller per post til Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo.
10. Automatiske avgjørelser og bruk av kunstig intelligens
Vi bruker språkmodeller til å skrive utkast til svar på meldinger fra gjester. Språkmodellen får opplysningene om boligen, datoene for oppholdet, gjestens fornavn og språk, og de siste meldingene i samtalen. Koder til wifi og dører får modellen aldri se. De settes inn når svaret sendes.
Hvert utkast går gjennom vår godkjenning og så vertens. Vår står på manuell når verten starter, og da går ingenting videre før en av oss har godkjent utkastet, endret det eller valgt «ikke svar». Verten velger for sin del mellom manuell godkjenning, automatisk sending, og sending hvis verten ikke har avgjort svaret innen en frist verten har satt. Å åpne svaret stopper ikke fristen. En ny bolig starter med en frist på 10 minutter. Står begge godkjenningene på automatisk, sendes svaret uten at noen har lest det. Ingen melding sendes fordi noen ikke svarte i tide, med unntak av fristen verten selv har valgt. Endrer vi denne praksisen, oppdaterer vi denne erklæringen og brukervilkårene først.
Vi treffer ikke avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling og som har rettsvirkning for deg eller påvirker deg i betydelig grad, slik personvernforordningen artikkel 22 beskriver.
11. Informasjonskapsler
Hva nettstedet lagrer i nettleseren din, står på ishavsverten.no/personvern.
12. Personvernombud
Vi har ikke personvernombud. Personvernforordningen artikkel 37 krever ombud når virksomheten er et offentlig organ, når kjernevirksomheten består av regelmessig og systematisk monitorering i stor skala av personer, eller når kjernevirksomheten består av behandling i stor skala av særlige kategorier av opplysninger. Ingen av delene gjelder oss.
13. Endringer
Vi kan oppdatere denne erklæringen. Gjeldende versjon ligger alltid på ishavsverten.no, og datoen øverst viser når den sist ble endret. Ved endringer som betyr noe for deg, varsler vi deg direkte.
14. Kontakt
Fjord og Frost AS, Agatvegen 15, 9022 Krokelvdalen, Tromsø. Organisasjonsnummer 936 735 835. E-post: hei@ishavsverten.no.
Besøker du bare nettstedet, se personvern på nettstedet. Vilkårene for verter står i brukervilkårene.